Was ist ein Sperrvermerk? Alles zu Frist und Vorlage 2026

Ein Sperrvermerk ist eine vertragliche Vereinbarung, die die Veröffentlichung einer wissenschaftlichen Arbeit für eine festgelegte Sperrfrist untersagt, um sensible Daten zu schützen. In der Praxis liegt diese Frist häufig bei 3 bis 5 Jahren, teils auch bei 2 bis 5 Jahren.

Wenn Sie gerade an einer Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Dissertation mit einem Unternehmen arbeiten, kommt diese Frage oft sehr plötzlich. Erst läuft fachlich alles gut, dann sagt jemand aus dem Unternehmen: „Die Arbeit braucht einen Sperrvermerk.“ Für viele Studierende klingt das im ersten Moment nach einem Problem. Tatsächlich ist es meist eher ein Schutzmechanismus, der Ihre Arbeit überhaupt erst möglich macht.

Typisch ist diese Situation: Sie haben interne Unterlagen gesehen, mit Mitarbeitenden gesprochen, vielleicht auch Daten ausgewertet, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Das Unternehmen will verständlicherweise vermeiden, dass diese Inhalte über die Hochschulbibliothek, ein Repositorium oder über Kopien weitergegeben werden. Gleichzeitig müssen Prüfende Ihre Arbeit natürlich lesen und bewerten können. Genau an dieser Stelle wird es praktisch und rechtlich interessant.

Viele kurze Ratgeber bleiben bei der einfachen Definition stehen. Das hilft nur begrenzt. Denn die eigentlichen Fragen lauten meist anders: Wer darf die Arbeit trotz Sperrvermerk lesen? Gilt die Sperre auch für PDFs und Archivsysteme? Reicht ein Satz am Anfang der Arbeit aus? Und was müssen Sie mit Hochschule und Unternehmen konkret abstimmen, damit der Vermerk nicht nur gut klingt, sondern im Prüfungsprozess auch funktioniert?

Einführung in den Sperrvermerk

Nehmen wir eine typische Konstellation. Eine Studentin schreibt ihre Masterarbeit in Kooperation mit einem mittelständischen Unternehmen. Sie analysiert interne Abläufe, spricht mit Führungskräften und arbeitet mit Unterlagen, die nie für externe Augen gedacht waren. Kurz vor der Anmeldung der Arbeit sagt das Unternehmen, dass ein Sperrvermerk aufgenommen werden soll.

Die erste Reaktion ist oft Unsicherheit. Muss die Arbeit jetzt geheim bleiben? Bedeutet das, dass sie nicht bewertet werden kann? Darf ich sie später noch in Bewerbungen erwähnen? Diese Unsicherheit ist verständlich, weil der Begriff nach einer strengen juristischen Barriere klingt. Im Hochschulalltag ist er aber meist viel nüchterner.

Ein Sperrvermerk dient vor allem dazu, Vertraulichkeit sauber zu organisieren. Er schützt sensible Unternehmensdaten und kann auch personenbezogene Informationen absichern. Für Sie als Studierende oder Studierender ist das kein Zeichen von Misstrauen, sondern oft die Bedingung dafür, dass Sie mit realen Daten arbeiten dürfen.

Ein gut abgestimmter Sperrvermerk blockiert nicht Ihre Prüfung. Er regelt, wer Zugang hat und wer nicht.

Wichtig ist der Blick auf die Praxis. Das Dokument allein löst noch nicht alles. Entscheidend ist, dass die Beteiligten dieselbe Vorstellung davon haben, was gesperrt ist, wie lange die Sperre gilt und welche Ausnahmen für Prüfende gelten. Genau dort entstehen die meisten Missverständnisse.

Warum Studierende hier oft stolpern

Viele setzen den Sperrvermerk mit einem generellen Leseverbot gleich. Das ist zu grob. In der Realität geht es meist nicht darum, die Arbeit „wegzuschließen“, sondern den Zugriff zu begrenzen.

Typische Verwechslungen sind:

• Sperrvermerk mit Geheimhaltung gleichsetzen
  Studierende denken oft, niemand dürfe die Arbeit mehr sehen. Tatsächlich braucht das Prüfungsverfahren weiterhin Zugriff für die zuständigen Stellen.

• Den Text als reine Formalität behandeln
  Ein Muster aus dem Internet genügt nicht automatisch. Wenn Hochschule und Unternehmen die Ausnahmen nicht mittragen, hilft die schönste Formulierung wenig.

• Zu spät nachfragen
  Wer erst bei der Abgabe über Vertraulichkeit spricht, produziert unnötigen Stress.

Was Sie im Kopf behalten sollten

Der Sperrvermerk ist kein exotischer Sonderfall. Er gehört bei kooperativen Abschlussarbeiten mit sensiblen Inhalten zum normalen Instrumentarium. Je früher Sie ihn als Organisationsfrage und nicht als Bedrohung betrachten, desto ruhiger wird der Prozess.

Der Sperrvermerk einfach erklärt

Die einfachste Erklärung lautet so: Ein Sperrvermerk ist ein zeitlich begrenztes Schloss vor Ihrer Arbeit. Das Schloss soll nicht verhindern, dass Ihre Arbeit geprüft wird. Es soll verhindern, dass Inhalte unkontrolliert veröffentlicht, weitergegeben oder vervielfältigt werden.

Im deutschen Hochschulkontext ist der Sperrvermerk eine Vertraulichkeitserklärung, die die Veröffentlichung einer Abschlussarbeit für eine festgelegte Sperrfrist untersagt. In der Praxis wird dafür häufig ein Zeitraum von 3 bis 5 Jahren, teils auch 2 bis 5 Jahren, genannt. Er wird vor allem verwendet, wenn in Bachelorarbeiten, Masterarbeiten oder Dissertationen mit sensiblen Unternehmensdaten gearbeitet wird und steht typischerweise vor dem Inhaltsverzeichnis oder direkt nach dem Deckblatt, wie der Beitrag von Mentorium zum Sperrvermerk in der Bachelorarbeit beschreibt.

Was der Sperrvermerk praktisch macht

Der Begriff „Was ist ein Sperrvermerk“ taucht meist dann auf, wenn jemand schnell wissen will, was konkret passiert. Praktisch passiert Folgendes: Die Arbeit wird nicht frei zugänglich gemacht, obwohl sie formal abgegeben und geprüft wird.

Das ist besonders wichtig, wenn Ihre Arbeit etwa Folgendes enthält:

• Interne Unternehmensdaten
  Zum Beispiel Auswertungen, Prozessbeschreibungen oder strategische Informationen.

• Personenbezogene Inhalte
  Etwa Interviews, Befragungen oder interne Fallbeschreibungen.

• Technisch sensible Informationen
  Zum Beispiel Produktdetails, Verfahren oder unveröffentlichte Ergebnisse.

Was nicht verwechselt werden sollte

Ein Sperrvermerk ist nicht einfach nur ein Warnhinweis. Er soll einen bestimmten Zugriffskreis definieren. Er ist auch nicht identisch mit einer allgemeinen Verschwiegenheitsklausel aus einem Praktikumsvertrag. Die Arbeit selbst wird dadurch in den Prüfungsprozess eingebettet und zugleich geschützt.

Praktische Faustregel: Wenn ein Unternehmen Ihnen Daten nur unter Vertraulichkeit gibt, sollte der Sperrvermerk nicht erst beim Drucken der Arbeit Thema werden.

Wo der Vermerk hingehört

Formal ist die Platzierung kein Detail, das man nebenbei löst. Der Sperrvermerk steht typischerweise direkt nach dem Deckblatt oder vor dem Inhaltsverzeichnis. Damit ist von Anfang an sichtbar, dass die Arbeit besonderen Zugriffsregeln unterliegt.

Eine einfache Merkhilfe:

Bestandteil	Bedeutung
Sperrvermerk	Der Text, der die Vertraulichkeit erklärt
Sperrfrist	Der Zeitraum, in dem die Beschränkung gilt
Platzierung	Direkt nach dem Deckblatt oder vor dem Inhaltsverzeichnis
Zweck	Schutz sensibler Daten vor unbefugter Offenlegung

Warum das mehr ist als Form

Wer nur an den Satz auf der ersten Seite denkt, übersieht den eigentlichen Punkt. Der Vermerk funktioniert nur dann sauber, wenn alle Beteiligten wissen, wie mit Druckexemplaren, PDF-Dateien und möglicher Archivierung umzugehen ist. Der Text markiert also den Anfang einer Regelung, nicht ihr Ende.

Sperrvermerk vs Sperrfrist Embargo und Verschlusssache

Diese Begriffe werden ständig durcheinandergebracht. Gerade im Gespräch mit Unternehmen, Prüfungsämtern und Betreuenden führt das zu Missverständnissen. Wenn Sie die Unterschiede klar kennen, wirken Sie sofort sicherer und vermeiden unpräzise Absprachen.

Der zentrale Unterschied

Der Sperrvermerk ist die eigentliche Erklärung in oder zu Ihrer Arbeit. Die Sperrfrist ist nur der Zeitraum, für den diese Beschränkung gilt. Das klingt banal, wird aber häufig falsch verwendet.

Wenn also jemand sagt, „Wir brauchen eine Sperrfrist“, ist oft eigentlich gemeint, dass ein Sperrvermerk formuliert werden muss, in dem die Frist festgelegt wird.

Embargo und Verschlusssache sind etwas anderes

Ein Embargo kennt man eher aus dem Publikations- und Medienbereich. Dort geht es typischerweise darum, Inhalte bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht zu veröffentlichen. Das Prinzip ist ähnlich, aber der Kontext ist ein anderer. Bei studentischen Arbeiten mit Unternehmensbezug geht es meist nicht um einen abgestimmten Veröffentlichungszeitpunkt, sondern um Vertraulichkeit.

Eine Verschlusssache wiederum gehört in den staatlichen Bereich. Das ist keine Hochschulformulierung für vertrauliche Abschlussarbeiten, sondern eine amtliche Geheimhaltungsstufe mit ganz anderem rechtlichen Gewicht. Für die normale Bachelor- oder Masterarbeit ist dieser Begriff in der Regel unpassend.

Abgrenzung wichtiger Begriffe

Begriff	Anwendungsbereich	Rechtsgrundlage	Typische Dauer
Sperrvermerk	Abschlussarbeiten mit vertraulichen Inhalten	vertragliche oder hochschulbezogene Regelung	zeitlich festgelegt
Sperrfrist	Zeitraum innerhalb einer Vertraulichkeitsregelung	ergibt sich aus der Vereinbarung	abhängig von der Vereinbarung
Embargo	Verlagswesen, Medien, Publikationen	Vereinbarung oder Richtlinie	zeitlich festgelegt
Verschlusssache	Staatliche Geheimhaltung	staatliches Geheimschutzrecht	abhängig von Einstufung und Vorgaben

Wo die Verwechslung praktisch problematisch wird

Wenn ein Unternehmen „geheime Arbeit“ sagt, meint es oft nur: keine öffentliche Veröffentlichung. Das Prüfungsamt braucht aber eine präzise Aussage. Es muss wissen, ob Prüfende Zugriff behalten, ob ein Archivexemplar abgelegt wird und wie lange die Beschränkung gelten soll.

Deshalb hilft eine einfache Sprache im Gespräch:

• Sagen Sie nicht nur „Die Arbeit ist gesperrt“
  Sagen Sie stattdessen, ob es um Veröffentlichung, Einsicht, Weitergabe oder Vervielfältigung geht.

• Benennen Sie den Gegenstand genau
  Meinen Sie den Text des Vermerks oder die Dauer der Sperre?

• Vermeiden Sie staatliche Begriffe
  „Verschlusssache“ klingt dramatisch, ist für Hochschularbeiten aber meist sachlich falsch.

Wenn Begriffe unscharf bleiben, wird die Umsetzung unscharf. Und genau dort entstehen die Konflikte bei der Abgabe.

Rechtliche Grundlagen und Konsequenzen

Der wichtigste Punkt zuerst: Ein Sperrvermerk ist in Deutschland keine gesetzlich einheitlich normierte Pflicht, sondern eine vertraglich vereinbarte Vertraulichkeitserklärung, die den Zugang zu Bachelor-, Master- oder Dissertationstexten für einen festgelegten Zeitraum beschränkt. Einsicht erhalten typischerweise nur Prüfende und Prüfungsausschuss, während Veröffentlichung, Weitergabe und Vervielfältigung ausgeschlossen werden, um Unternehmensgeheimnisse und personenbezogene Daten vor unbefugter Offenlegung zu schützen, wie Business and Science zum Sperrvermerk erläutert.

Das bedeutet etwas sehr Praktisches: Der Sperrvermerk wirkt nicht automatisch gegen „die ganze Welt“, nur weil er in der Arbeit steht. Er entfaltet seine Stärke dort, wo die Beteiligten ihn in den Prüfungsprozess und in ihre Vereinbarungen eingebunden haben.

Wer durch den Sperrvermerk gebunden ist

Hier liegt der Punkt, den viele Ratgeber zu knapp behandeln. Gebunden sind in der Praxis die Stellen und Personen, die Zugriff auf die Arbeit erhalten und die Vertraulichkeitsregelung anerkennen oder in den Verfahrensablauf eingebunden sind.

Dazu gehören typischerweise:

• Sie selbst als Verfasserin oder Verfasser
  Sie dürfen die gesperrten Inhalte nicht einfach später frei verteilen, hochladen oder in voller Form weiterreichen.

• Das Partnerunternehmen
  Es gibt die vertraulichen Informationen unter bestimmten Bedingungen frei und erwartet deren Einhaltung.

• Die Hochschule in den relevanten Verfahren
  Also dort, wo Abgabe, Archivierung, Prüfung und Einsicht organisatorisch geregelt werden.

• Prüfende und Prüfungsausschuss
  Diese Stellen brauchen meist Zugang. Genau deshalb müssen Ausnahmen ausdrücklich klar sein.

Gegen wen sich die Sperre praktisch richtet

Der rechtlich interessante Teil ist nicht nur die Formulierung „nicht veröffentlichen“. Entscheidend ist, wer keine Einsicht bekommen soll und welche Handlungen ausgeschlossen sind.

Ein sauberer Sperrvermerk adressiert in der Praxis mehrere Ebenen:

Ebene	Typische Frage
Veröffentlichung	Darf die Arbeit öffentlich zugänglich gemacht werden?
Einsicht	Wer darf sie lesen?
Weitergabe	Darf sie intern oder extern versendet werden?
Vervielfältigung	Dürfen Kopien erstellt oder verteilt werden?

Gerade bei digitalen Abläufen ist das wichtig. Eine PDF-Datei ist schnell intern weitergeleitet. Ein Bibliothekssystem kann automatisch Freigaben vorsehen. Deshalb reicht es nicht, nur den Begriff „Veröffentlichung“ allgemein zu verwenden, wenn eigentlich auch digitale Weitergabe gemeint ist.

Der heikelste Fehler ist nicht ein fehlender Satz. Der heikelste Fehler ist eine unklare Reichweite.

Was bei einem Verstoß drohen kann

Da der Sperrvermerk typischerweise vertraglich gedacht ist, hängen die Folgen eines Verstoßes stark davon ab, wie die zugrunde liegende Vereinbarung ausgestaltet ist. Allgemein lässt sich ohne Übertreibung sagen: Ein Verstoß kann rechtliche Konflikte auslösen, etwa weil vertrauliche Daten offengelegt wurden oder weil eine bestehende Geheimhaltungsabrede verletzt wurde.

Für Studierende heißt das vor allem:

• Laden Sie die Arbeit nicht eigenmächtig in ein Repositorium hoch.
• Verschicken Sie keine vollständige PDF an Dritte, wenn die Zugriffsfrage nicht geklärt ist.
• Verwenden Sie Inhalte aus der Arbeit in Bewerbungen nur in bereinigter Form, wenn sensible Daten betroffen sind.

Wenn Sie ohnehin an den formalen Teilen Ihrer Arbeit arbeiten, lohnt sich auch ein Blick auf die englische eidesstattliche Erklärung für Abschlussarbeiten, weil gerade bei internationalen Programmen oft mehrere formale Erklärungen zusammenkommen und nicht verwechselt werden sollten.

Sperrvermerk in der Abschlussarbeit beantragen und formulieren

In der Praxis scheitert ein Sperrvermerk selten am Satz auf dem Papier. Er scheitert daran, dass zu spät gesprochen wurde oder die Beteiligten unterschiedliche Erwartungen haben. Der eigentliche Hebel liegt deshalb in der Abstimmung.

Ein häufig unterbelichteter Punkt ist die rechtliche Wirkung und Reichweite des Sperrvermerks. Der eigentliche Nutzen liegt weniger im formalen Text selbst als in der sauberen Abstimmung mit Hochschule und Unternehmen, damit der Sperrvermerk überhaupt wirksam und konsistent in den Prüfungsprozess eingebettet ist, inklusive klar definierter Ausnahmen für Betreuende oder Prüfungsausschüsse, wie das Vergabelexikon von DTVP zum Sperrvermerk betont.

Direkt am Anfang hilft eine klare Prozesssicht:

Der richtige Ablauf

Arbeiten Sie nicht rückwärts von der Abgabe, sondern vorwärts von der Themenklärung.

1. Früh ansprechen
   Sobald klar ist, dass Unternehmensdaten oder sensible Inhalte verwendet werden, sprechen Sie mit beiden Seiten. Also mit der betreuenden Person im Unternehmen und mit der Hochschule.

2. Schutzbedarf konkret benennen
   Sagen Sie nicht nur „vertrauliche Daten“. Benennen Sie, ob es um interne Kennzahlen, personenbezogene Informationen, technische Beschreibungen oder strategische Inhalte geht.

3. Zugriffsregeln abstimmen
   Klären Sie schriftlich, wer die Arbeit trotz Sperrvermerk sehen darf. Dieser Punkt wird besonders oft vergessen.

4. Formulierung mit der Hochschule abgleichen
   Manche Fakultäten haben eigene Muster oder Vorgaben. Verwenden Sie die, wenn es sie gibt.

5. Richtig platzieren
   Der Vermerk gehört in der Regel direkt nach das Deckblatt oder vor das Inhaltsverzeichnis.

Eine praxistaugliche Formulierung

Ein Muster muss einfach, klar und nicht überladen sein. Zum Beispiel so:

Diese Abschlussarbeit enthält vertrauliche Informationen. Sie darf für den vereinbarten Zeitraum nicht veröffentlicht, weitergegeben oder vervielfältigt werden. Die Einsicht ist ausschließlich den für das Prüfungsverfahren zuständigen Personen im vereinbarten Umfang gestattet.

Das ist bewusst allgemein gehalten. Die konkrete Formulierung sollte dann an Ihre Hochschule und das Unternehmen angepasst werden. Wichtig ist nicht möglichst viel Juristendeutsch, sondern Klarheit bei vier Punkten:

• Welche Arbeit ist gemeint
• Was genau untersagt ist
• Wie lange die Sperre gilt
• Welche Ausnahmen ausdrücklich gelten

Was in keinem Antrag fehlen sollte

Punkt	Warum er wichtig ist
Exakter Titel der Arbeit	Verhindert Unklarheiten darüber, welches Dokument betroffen ist
Beteiligte Stelle oder Unternehmen	Macht den Schutzanlass nachvollziehbar
Regelung zu Zugriff und Ausnahmen	Sichert das Prüfungsverfahren ab
Festgelegte Sperrfrist	Verhindert offene oder missverständliche Zeiträume

Viele Studierende erstellen ihren Sperrvermerk und andere formale Seiten direkt in derselben Dokumentvorlage. Wenn Sie dafür noch eine saubere Grundstruktur brauchen, ist eine Word-Vorlage für die Bachelorarbeit mit formalen Bestandteilen hilfreich.

Ein kurzes Video kann den Ablauf zusätzlich greifbar machen:

Was Sie vermeiden sollten

• Muster blind kopieren
  Wenn Ihr Text keine Ausnahmen für Prüfende enthält, wird es schnell unpraktisch.

• Nur mit dem Unternehmen sprechen
  Die Hochschule muss den Vermerk in ihren Ablauf integrieren können.

• Digitale Version vergessen
  Der Sperrvermerk muss nicht nur im Ausdruck, sondern auch in der abgegebenen Datei korrekt enthalten sein.

Sperrvermerk richtig nutzen und Fallstricke vermeiden

Ein Sperrvermerk ist kein Hindernis auf dem Weg zum Abschluss. Er ist ein Werkzeug, das nur dann sauber funktioniert, wenn Sie es aktiv steuern. Die wichtigste Haltung dabei ist: nicht defensiv reagieren, sondern früh koordinieren.

Viele Probleme entstehen erst nach der Abgabe. Dann stellt sich plötzlich die Frage, ob ein Bibliotheksexemplar frei zugänglich ist, ob jemand die PDF intern weiterleiten darf oder ob Sie Auszüge Ihrer Arbeit in Bewerbungen verwenden dürfen. Genau deshalb lohnt sich ein nüchterner Blick auf Dokumentenabläufe. Wer verstehen möchte, wie Organisationen Zugriffe, Versionen und Freigaben in der Praxis strukturieren, findet in der Einordnung Entscheidung SharePoint als DMS einen nützlichen Hintergrund. Das ist kein Hochschulratgeber zum Sperrvermerk, aber es hilft, die Logik von Zugriffskontrolle und Dokumentenmanagement besser zu verstehen.

So nutzen Sie eine gesperrte Arbeit klug

Eine gesperrte Arbeit ist nicht wertlos für Ihre Zukunft. Sie können die Erfahrung weiterhin nutzen, nur eben kontrolliert.

• Für Bewerbungen abstrahieren
  Beschreiben Sie Thema, Methode und Ergebnis auf einer allgemeinen Ebene, ohne vertrauliche Details offenzulegen.

• Eigene Ergebnisse sauber trennen
  Nicht alles an Ihrer Arbeit ist automatisch geheim. Oft sind vor allem konkrete Daten, interne Namen oder sensible Abläufe kritisch.

• Nach Fristablauf erneut prüfen
  Vor einer späteren Veröffentlichung sollten Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass jede Version frei nutzbar ist. Prüfen Sie, was vereinbart wurde.

Die häufigsten Fallstricke

Wer den Sperrvermerk nur als erste Seite im Dokument sieht, übersieht den eigentlichen Arbeitsaufwand dahinter.

Hier sind die Fehler, die ich in der Beratung am häufigsten sehe:

• Zu späte Abstimmung
  Das Thema wird erst kurz vor der Abgabe angesprochen. Dann fehlt Zeit für Rückfragen mit Prüfungsamt oder Unternehmen.

• Unklare Ausnahmen
  Es steht „keine Einsicht durch Dritte“, aber niemand hat sauber definiert, wie Prüfende, Ausschuss oder Archivstellen behandelt werden.

• Unkontrollierte Weitergabe
  Die Arbeit wird aus Bequemlichkeit per Mail oder Cloud-Link an Personen geschickt, die gar nicht zum zugelassenen Kreis gehören.

• Formalia mit anderen Erklärungen verwechseln
  Ein Sperrvermerk ersetzt keine Eigenständigkeitserklärung und keine saubere Zitationspraxis. Wenn Sie gerade an den Risiken unsauberer Arbeitstechniken sitzen, ist der Überblick zu Plagiat bei der Bachelorarbeit mit Arten, Folgen und Prävention als Gegenstück zur Vertraulichkeitsfrage sinnvoll.

Eine kurze Abschluss-Checkliste

Prüffrage	Wenn Ihre Antwort unsicher ist
Ist mit Hochschule und Unternehmen abgestimmt, wer lesen darf?	Sofort nachfragen und schriftlich festhalten
Sind digitale und gedruckte Version gleich geregelt?	Abgabeprozess prüfen
Ist die Formulierung konkret statt pauschal?	Text nachschärfen
Wissen Sie, was Sie später öffentlich sagen dürfen?	Inhalte für Bewerbungen abstrahieren

Wenn Sie die Frage „Was ist ein Sperrvermerk?“ am Anfang nur als formale Hürde gesehen haben, ist die wichtigste Erkenntnis am Ende meist diese: Der Wert liegt nicht nur im Satz auf der ersten Seite. Der Wert liegt in der klaren Regelung von Zugang, Weitergabe und Verantwortlichkeit.

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Wenn Sie Ihre Abschlussarbeit mit sensiblen Daten schreiben, hilft ein sauber organisierter Arbeitsprozess genauso wie eine gute Formulierung. KalemiFlow kann dabei als Werkzeug für Struktur, Quellenarbeit und formale Bestandteile dienen, etwa wenn Sie Ihre Kapitel aufbauen, Belege ordnen und die verschiedenen Erklärungen Ihrer Arbeit konsistent zusammenhalten möchten.